ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG

I.  Zarządzanie oraz obsługa prawna, w tym:

• reprezentowanie ogółu właścicieli w sprawach dotyczących wspólnoty organami administracji rządowej i samorządowej, przed sądami a także w stosunkach pomiędzy właścicielami,
• prowadzenie i aktualizacja wykazu właścicieli lokali oraz weryfikowanie stanu prawnego i faktycznego nieruchomości,
• opracowywanie i opiniowanie zawieranych umów,
• zawieranie, egzekwowanie i rozwiązywanie umów z dostawcami mediów do budynku oraz odbiorcami ścieków i śmieci,
• zawieranie umowy na ubezpieczenie budynku,
• wyszukiwanie kontrahentów świadczących usługi na rzecz wspólnoty, potencjalnych najemców powierzchni wspólnych nieruchomości, negocjowanie cen warunków zawieranych umów,
• opracowywanie uchwał, w tym statutu wspólnoty i regulaminów, corocznych planów gospodarczych,
• przygotowywanie, zwoływanie i obsługa zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej,
• windykacja należności,
• inwestowanie zgromadzonych środków pieniężnych w różne instrumenty finansowe (tj. lokaty, obligacje itp.)
• długofalowe planowanie, organizowanie, wykonywanie i nadzorowanie zadań inwestycyjnych.

II.  Obsługa administracyjna, w tym:

• przebywanie administratora w uzgodnionym czasie na terenie nieruchomości;
• łatwy kontakt z administratorem (telefon komórkowy, poczta elektroniczna, faks),
• opłacanie podatków i innych opłat publicznoprawnych w przypadku gdy nie są pokrywane przez właścicieli lokali,
• wydawanie zaświadczeń właścicielom lokali w celu uzyskania dodatków mieszkaniowych i/lub zasiłków z pomocy społecznej itp.,
• udzielanie wszelkich informacji i wyjaśnień,
• nadzór i zapewnienie odpowiedniej czystości i porządku na terenie nieruchomości,
• utrzymywanie stałego, kontaktu z przedstawicielami policji, straży miejskiej oraz straży pożarnej,
• zaopatrywanie w rzeczy i materiały potrzebne do bieżącej eksploatacji,
• prowadzenie korespondencji dotyczącej nieruchomości wspólnej,
• prowadzenie książki korespondencji,
• założenie i prowadzenie teczek właścicieli lokali,
• prowadzenie ewidencji właścicieli, udziałów oraz liczby osób przebywających w lokalu,
• odczyt i prowadzenie ewidencji stanu/wskazań głównych i indywidualnych urządzeń pomiarowych w nieruchomości (tj. wodomierze zimnej i ciepłej wody, ciepłomierze, liczniki energii elektrycznej, gazu),
• sporządzanie, dla ubezpieczyciela, protokołów z zalań i powstania innych szkód w celu uzyskania odszkodowania,
• prowadzenie innych bieżących spraw związanych z nieruchomością. 

III.  Obsługa finansowo-księgowa, w tym:

• prowadzenie pozaksięgowej ewidencji (księgowości) wspólnoty mieszkaniowej w oparciu o wymogi w tym zakresie stawiane przez art. 22 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali,
• pełny zakres usług ewidencyjnych prowadzony przy zastosowaniu podstawowych zasad księgowości zapisanych w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości,
• zakładanie rachunku bankowego wspólnoty mieszkaniowej,
• przygotowywanie bankowych dokumentów przelewu zobowiązań,
• dokonywanie operacji finansowych wspólnoty poprzez rachunek bankowy,
• naliczanie i rozliczanie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat zaliczek,
• imienne powiadamianie właścicieli o stanie ich rozrachunków,
• prowadzenie rejestrów zakupu i sprzedaży w przypadku gdy wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem podatku od towarów i usług,
• sporządzanie w imieniu wspólnoty mieszkaniowej wszystkich deklaracji podatkowych w układzie miesięcznym i rocznym,
• sporządzanie w imieniu wspólnoty mieszkaniowej rozliczeń i deklaracji związanych z ubezpieczeniami społecznymi pracowników względnie zleceniobiorców,
• sporządzanie rocznych rozliczeń wnoszonych przez właścicieli lokali zaliczek (na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz kosztów dostawy mediów),
• sporządzanie miesięcznych/kwartalnych informacji w formie sprawozdania finansowego dla potrzeb Zarządu wspólnoty mieszkaniowej,
• sporządzanie za zadane okresy kartotek mieszkaniowych właścicieli,
• sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego wspólnoty mieszkaniowej obejmującego:
    –  sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej,
    –  zestawienie obrotów i sald kont księgi rachunkowej wspólnoty mieszkaniowej,
    –  zestawienie otrzymanych faktur z podziałem na poszczególne składniki kosztowe,
    –  zestawienie nadpłat i zaległości właścicieli,
    –  zestawienie należności i zobowiązań kontrahentów,
    –  kartoteki właścicieli,
• prowadzenie windykacji należności z tytułu pożytków i innych przychodów na rzecz wspólnoty, w postępowaniu przedsądowym.

IV.  Obsługa techniczna w tym:

• prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego zgodnie z wymogami Prawa budowlanego,
• zlecanie kontroli technicznej, okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących jej wyposażenie techniczne oraz nadzór nad ich przebiegiem,
• zlecanie i kontrola bieżącej konserwacji, napraw i drobnych remontów budynku,
• prowadzenie rejestru zgłoszonych awarii, usterek, uwag,
• nadzór nad usuwaniem awarii i ich skutków,
• egzekwowanie prawidłowego wykonania umów-zleceń na prace konserwacyjne, naprawcze, remontowe i modernizacyjne,
• przedstawienie planu remontów niezbędnych do wykonania w okresach rocznych i wieloletnich,
• przygotowanie zakresu robót do wykonania wraz z określeniem zastosowanej technologii,
• przygotowanie kosztorysów inwestorskich oraz tzw. „kosztorysów ślepych”,
• organizowanie konkursów ofert lub przetargów na wykonanie prac konserwacyjnych, remontowych, modernizacyjnych lub inwestycyjnych,
• zapewnienie nadzoru nad wykonywanymi pracami przez inspektorów właściwych branż (budowlanej, sanitarnej, elektrycznej),
• rozliczanie wykonanych prac (sporządzanie przejściowych i końcowych protokołów odbioru, weryfikacja kosztorysów powykonawczych).